Hasil utak atik Alfresco ECM Community

Tiga bulan yang lalu mendapat mandat dari The Authority untuk bikin Knowledge Management Portal. Tadinya kepikiran wiki style, tapi ternyata pilihan jatuh pada Alfresco.

Alfresco sendiri sebenernya banyak featurenya, tapi untuk awal, yang dipake mungkin hanya Document Management saja, blum melangkah ke workflow dan lain - lain.

Step 1, download alfresco dari sourceforge.net dan untuk mesin development (cieeh sok sok gede aja servernya :D) pake Windows (mmm Windows XP maksudnya :D). 

Step 2, install (ya iyalah ...), ga terlalu menantang, secara next next jadi. Mungkin kalo mesinnya Linux bakalan lebih banyak lagi ceritanya. Oh iya, alfresco kebetulan menggunakan Apache Tomcat (d'oh maksa gw belajar lagi hiks).

Step 3, gw lupa, MySQL-nya dah langsung ikut keinstall ngga ya waktu install alfresconya, tapi yang jelas nih Abang Alfresco pake MySQL. Kalo ngga salah sih bisa milih, jadinya lah gw millih MySQL, yah lumayan lah dah pernah megang, jadi ga pusing - pusing amat.

Step 4, baru deh customize. Kalo bikin Document Management, pastinya how to organize the documents adalah merupakan hal yang pualiiiing penting. Jadi, biar ngga pusing nantinya, mendingan bikin dulu hirarki knowledge yang akan dimasukin.

User & Group

Bikin user dan group di Alfresco gampang banget, tinggal input nama, login, dan password sama pilih home-space, selesai deh.

One thing to remember, kalo kita mengganti homespace suatu user, privilege dari user tersebut di homespace yang sebelumnya ngga akan berubah. Misalnya, user yuvi awalnya kita set homespace di /User/Yuvi, kemudian kita ganti homespacenya menjadi /User/Yuvi1, privilege user yuvi di homespace /User/Yuvi akan tetap sama, jadi user Yuvi masih bisa create space, create rule, pokoknya all roles yang ada di alfresco bisa dibikin deh sama dia. Nah, untuk menghilangkan ini, lakukan action "Take Ownership" dari user admin pada homespace tersebut.

Next adalah bagaimana kita melakukan admin user creation. Secara default, alfresco akan memberikan user admin sebagai administrator. Nah, berbeda dengan aplikasi lain, kalau kita create user dari web interface, kemudian kita berikan ALL roles pada user tersebut, user tadi ngga akan berubah jadi administrator, jadi, user tadi memang bisa melakuakn editing atau upload content ataupun bikin workspace, rule dan workflow, tetapi sebatas pada homespace paling atasnya, biasanya /Company Home adalah home space paling tinggi. Pada alfresco, ada space lain selain /Company Home yang juga terletak pada root space. Untuk bisa create user admin ini, kita perlu sedikit utak atik pada script alfresconya.

1. Go to /alfresco/tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/classes/alfresco
2. Carilah file authority-services-context.xml
3. Under section property name, dibawah adminUsers, tambahkan user yuvi. Ikuti format baris seperti diatasnya.

Disni, user yuvi yang akan menjadi user administrator tambahan.

Macam - macam ROLE yang ada di alfresco:

1. Administrator : Has all permissions. For backward compatibilty.
2. Coordinator : The coordinator gets all permissions and permission groups defined. 
3. Collaborator : Combines Editor and Contributor permission groups. 
4. Contributor : Includes the Consumer permission group and adds AddChildren and CheckOut. They will, by default own anything they create and have the ROLE_OWNER authority. 
5. Editor : Include the Consumer permission group and adds Write and CheckOut. 
6. Consumer : Includes Read

Diatas itu aku ambil dari wiki nya alfresco.

RULES

Kita bisa bikin rule juga di alfresco. Rule ini bisa berlaku untuk direktori itu saja atau bisa juga diberlakukan untuk subdirektorinya. Beberapa rule yang pernah aku bikin adalah

1. Convert dari XLS, WORD, PDF to HTML

2. Convert dari PDF langsung ke HTML (in this case, gambarnya ga bakalan keikut)

3. Bikin Versionable, jadi kalao ada versioned document, track recordnya keliatan

Oh iya, satu hal yang belum ketauan kenapanya, pas gw install di mesin Windows, itu semua jenis import2an berjalan dengan baik, tapi pas dijalanin di mesin Linux, weks .... no conversion available, hiks. Adanya ke Text doank. Kalo diliat di wiki, memang secara resmi, ngga ada conversionnya sih, tapi kok kalo di mesin Windows bisa ya :-?, must do another thinking nih.

Lastly, buat yang mau join alfresco, di facebook, click here. You just need to have facebook account to join. It's totally free and we can share with around  1000+ members.